Les mois d’été approchent. Peut-être envisagez-vous d’engager des étudiants pour faire face à l’absence de vos travailleurs fixes ou à une période plus mouvementée?
Nous vous rappelons ici les éléments les plus pertinents quant à l’emploi d’étudiants.
- Formalités administratives
Le contrat de travail étudiant doit être constaté par écrit au plus tard au moment de l’entrée en service de l’étudiant. Le contrat étudiant doit contenir certaines mentions obligatoires telles que la durée du contrat, l’horaire de travail, etc. Le contrat de travail étudiant doit être conservé au moins 5 ans après la fin de l’occupation.
L’étudiant doit recevoir un exemplaire de son contrat de travail le premier jour de son occupation. Nous vous conseillons de lui faire signer un accusé de réception.
- Cotisation de solidarité ONSS
Les étudiants doivent être déclarés à l’ONSS. Par conséquent, l’employeur est tenu de déduire des cotisations de sécurité sociale et de payer des cotisations patronales. L’employeur ne sera redevable que d’une « cotisation de solidarité » à l’ONSS si l’étudiant est occupé :
- moyennant un contrat de travail étudiant ;
- au maximum pendant 475 heures par année civile ;
- hors des périodes de présence obligatoire des organismes d’enseignement.
La cotisation de solidarité limitée s’élève à 8,13% et se compose d’une cotisation patronale de 5,42% et d’une cotisation du travailleur de 2,71%. En plus, l’employeur est redevable d’une cotisation spéciale de 0,01% en faveur d’un Fonds d’amiante.
- Durée maximale du contrat et heures maximales autorisées
Le contrat étudiant peut être conclu pour une durée ininterrompue de 12 mois – 1 jour au maximum. S’il est question d’une occupation interrompue d’au moins 12 mois auprès du même employeur, il n’est plus possible de conclure un contrat étudiant auprès de cet employeur. Si l’étudiant continue à travailler plus que 12 mois ininterrompus chez le même employeur, alors le contrat sera automatiquement considéré comme étant un contrat à durée indéterminée et les cotisation de sécurité sociale régulières seront d’application.
Depuis le 1er janvier 2017, un étudiant peut travailler 475 heures au maximum par année civile sans être assujetti aux cotisations de sécurités ordinaires, hors périodes de présence obligatoire de l’organisme d’enseignement. Cette règle s’applique par année civile. Au 1er janvier de chaque année, le compteur est remis à zéro, indépendamment du fait que le contrat de travail étudiant dépasse l’année civile.
Pour le calcul des heures, il n’est tenu compte que des heures effectivement prestées. Il n’est donc pas tenu compte des jours fériés, des petits chômages, périodes de maladie, etc. Ces heures sont bien rémunérées mais ne seront pas imputées sur le contingent. La restriction de 475 heures ne vaut que pour l’étudiant.
Si le contingent est dépassé, à partir de la 476ème heure, les cotisations de sécurité sociale ordinaires sont dues, peu importe que l’étudiant ait été employé auprès d’un seul ou plusieurs employeurs.
Afin d’éviter qu’un employeur engage un étudiant qui a déjà dépassé ou qui est près de dépasser son contingent de 475 heures, chaque étudiant peut vérifier le solde de son contingent via l’application Student@work (par le site internet www.studentatwork.be ). L’étudiant peut également planifier ses jours ouvrables restants via une application calendrier et imprimer une attestation ou l’envoyer par email au bénéfice de l’employeur. L’employeur qui reçoit de la part de l’étudiant un code d’accès, peut lui-même consulter sur le site internet www.studentatwork.be le solde actuel du nombre d’heures soumises aux cotisations de solidarité.
En plus, l’application Student@work permet aux étudiants avec un smartphone de vérifier à tout moment et partout le nombre d’heures qu’ils peuvent encore travailler avec des cotisations de sécurité sociale réduites. Cette application permet également aux étudiants de télécharger une attestation avec le solde des heures et de l’envoyer directement à l’employeur.
Nous vous conseillons de toujours demander une telle attestation auprès de l’étudiant et de la contrôler. Ce n’est que de cette manière que vous pouvez connaitre le nombre d’heures que l’étudiant peut encore prester chez vous avec des cotisations de solidarité.
- La déclaration Dimona
Après la conclusion du contrat de travail étudiant et au plus tard au moment où l’étudiant commence à fournir des prestations, l’employeur est tenu d’effectuer la déclaration Dimona. Depuis le 1er juillet 2016, l’employeur peut choisir d’appliquer ou non la cotisation de solidarité. Le type de travailleur indiqué dans la Dimona déterminera si les cotisations de solidarité seront appliquées (STU) ou non (EXT – OTH).
Si vous optez pour la déclaration avec cotisations de solidarité, la déclaration Dimona STU doit être effectuée sur la base d’un contrat de travail étudiant signé et doit mentionner la date d’entrée en service et la date de sortie de service. De plus, la Dimona STU doit s’effectuer par contrat et par trimestre civil. La déclaration Dimona des étudiants doit non seulement indiquer la période mais aussi le nombre d’heures d’emploi.
Si vous envisagez de faire appel à un étudiant, veuillez nous communiquer toutes les données de l’étudiant dans un délai raisonnable (au plus tard dans la matinée du jour ouvrable précédant l’entrée en service).
Si vous avez des questions ou si vous souhaitez plus d’informations à propos de cet article, contactez notre service juridique.