Wanneer een werknemer kosten maakt tijdens een dienstreis in België die hij in uw opdracht uitvoert, kan u deze kosten op forfaitaire wijze terugbetalen. Indien de vergoeding niet hoger is dan de vergoedingen die de overheid aan zijn personeel toekent, dan wordt dit bedrag beschouwd als ‘kosten eigen aan de werkgever’. Er zijn dan geen belastingen en RSZ op verschuldigd.
1. Fiscus
De fiscale forfaits zijn gekoppeld aan de spilindex. Door de overschrijding van de spilindex in augustus 2018, worden de bedragen vanaf 1 oktober 2018 aangepast als volgt:
maaltijdkosten (dagbedrag): vorig bedrag € 16,73 per dag -> nieuw bedrag € 17,06 per dag
maaltijdkosten (maandbedrag): vorig bedrag max. 16 x € 16,73 = max. € 267,68 per maand -> nieuw bedrag: max. 16 x € 17,06 = max. € 272,96 per maand
huisvestingskosten: vorig bedrag € 125,50 per nacht -> nieuw bedrag € 128,01 per nacht
Dagforfait voor maaltijdkosten
Wanneer een werknemer een binnenlandse dienstreis maakt en hierdoor maaltijdkosten heeft, kan een werkgever deze maaltijdskosten vergoeden door toekenning van een dagforfait.
Er moet dan wel aan volgende voorwaarden cumulatief voldaan zijn:
• de verplaatsing duurt minimaal 6 uur;
• de werkgever of een derde mag op geen enkele manier de kost van de maaltijd op zich nemen (vb. toegang tot een bedrijfsrestaurant van de werkgever of een derde, een klant of leverancier voorziet een maaltijd, maaltijd inbegrepen in het inschrijvingsgeld van een opleiding,…);
• de verplaatsing geeft geen aanleiding tot enig ander voordeel om maaltijdkosten te dekken (vb. maaltijdcheques,…).
Maandforfait voor maaltijdkosten
Voor werknemers die regelmatig op de baan zijn, kan de werkgever ook kiezen om te werken met een maandforfait. In dat geval geldt de voorwaarde dat de verplaatsing minimaal 6 uur moet duren niet.
De maandelijkse forfaitaire vergoeding is gelijk aan een aantal keer de dagelijkse forfaitaire vergoeding met een maximum van 16 keer de dagelijkse forfaitaire vergoeding bij een voltijdse tewerkstelling. Een werkgever kan dus bepalen dat de betrokken werknemer gemiddeld 15 dagen per maand op de baan is en een maandelijks forfait toekennen van 15 x € 17,06. Dit gemiddelde moet bepaald worden op basis van de prestaties tijdens het voorgaande jaar. In deze situatie gaat het om een vast forfait per maand. Het is dus niet vereist dat de werknemer ook elke maand exact 15 dagen dienstverplaatsingen doet.
Ook bij de toepassing van het maandelijkse forfait mag de werkgever of een derde de maaltijdkosten niet op een andere manier vergoeden.
Indien de werkgever ervoor kiest om te werken met het dagforfait, mag er meer dan 16 keer het dagforfait toegekend worden. Het is hierbij wel vereist dat voor elke dag waarvoor het forfait toegekend wordt, aan alle voorwaarden voldaan is zoals hierboven uiteengezet.
Forfait voor huisvestingskosten
Wanneer een werknemer in België buiten zijn woonplaats moet logeren naar aanleiding van zijn functie, kan een aanvullende dagelijkse forfaitaire vergoeding voor verblijfkosten (huisvesting) worden toegekend. Er moet wel aan volgende voorwaarden cumulatief voldaan worden:
• de verplaatsing geeft er geen aanleiding toe dat de werkgever of een derde de kost van huisvesting op zich neemt;
• de verplaatsing geeft geen aanleiding tot enig ander voordeel van dezelfde aard.
2. RSZ
De RSZ hanteert andere forfaits voor de terugbetaling van gemaakte kosten voor binnenlandse dienstreizen. Deze indexeren niet op 1 oktober 2018.
De RSZ hanteert de volgende forfaits:
• een baanvergoeding van € 10 per dag voor verplaatsingen van minstens 4 opeenvolgende uren en waarbij geen gebruik kan gemaakt worden van de sanitaire en andere faciliteiten van de werkgever;
• een maaltijdvergoeding van € 7 per dag voor verplaatsingen van minstens 4 opeenvolgende uren en waarbij de maaltijdkosten op geen enkele andere manier reeds ten laste worden genomen (vb. maaltijdcheques,…);
• een verblijfsvergoeding van € 35 per nacht indien een werknemer voor de nacht niet naar huis kan gaan.
Heeft u nog vragen? Wenst u meer informatie over dit artikel? Neem gerust contact op met de juridische dienst!