Wat?
Vanaf 1 januari 2022 zullen de fiscale fiches 281.10 (voor de werknemers) en 281.20 (voor de bedrijfsleiders) het totale bedrag van de onkostenvergoedingen (terugbetaling van de kosten eigen aan de werkgever) moeten vermelden.
De verplichting bestond al voor forfaitaire vergoedingen tot terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever, maar in zeer vereenvoudigde vorm. Het was namelijk enkel verplicht om ‘ja’ te vermelden op de fiche wanneer de vergoedingen bijvoorbeeld werden gestort via de payroll.
De nieuwe verplichting zal betrekking hebben op de variabele vergoedingen en dus de reële kosten.
Vanaf 1 januari 2022 moeten variabele vergoedingen (kosten terugbetaald op basis van bewijsstukken) ook worden verantwoord door de werkgever aan de hand van de fiscale fiches. Dit betekent dat vanaf die datum het totale bedrag van de terugbetaling moet worden vermeld.
Verder bepaalt de circulaire 2021/C/20 ook dat voor tussenkomsten van de werkgever in het kader van thuiswerk vanaf diezelfde datum het volledige bedrag van alle kostenvergoedingen (dus zowel forfaitaire als variabele kostenvergoedingen) moeten worden gemeld op de fiche.
Praktisch?
Wij raden u aan alle kosten eigen aan de werkgever (zowel de forfaitaire als de werkelijke onkostenvergoedingen) via de loonverwerking te vergoeden, zodat al deze onkostenvergoedingen op de fiscale fiches van uw werknemers verschijnen. Gelieve ons dan ook zeker met de loonverwerking de exacte bedragen mee te geven.
Doel?
De wetswijziging en circulaire passen in een breder kader van de anti-witwas wetgeving en de huidige context waarin thuiswerk en de terugbetaling van de daaraan verbonden eigen kosten van de werkgever steeds belangrijker worden.
De wettelijke basis voor het meedelen van zowel vaste als variabele kostenvergoedingen zal de controle op het dubbel gebruik van forfaitaire en variabele vergoedingen makkelijker maken.
Sanctie?
Er kan een administratieve boete tussen 50 EUR en 1.250 EUR worden opgelegd voor de niet-naleving van de ficheverplichting.
Bron: Wet van 27 juni 2021 houdende diverse fiscale bepalingen en tot wijziging van de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten, BS 30 juni 2021.
Heeft u vragen? Wenst u meer informatie over dit artikel? Neem gerust contact op met de juridische dienst!