Vous pouvez accorder à votre travailleur une indemnité forfaitaire pour rembourser les frais encourus lors de ses déplacements professionnels en Belgique. Si l’indemnité n’excède pas l’indemnité accordée par le gouvernement à son personnel, ce montant est considéré comme un remboursement de frais propres à l’employeur et n’est ni imposé ni soumis aux cotisations ONSS.
1. Forfaits fiscaux
Suite au dépassement de l’indice-pivot au mois d’août 2018, les plafonds acceptés fiscalement concernant les indemnités forfaitaires octroyées par l’employeur en remboursement des frais de séjour en Belgique seront adaptés à partir du 1er octobre 2018 selon le tableau ci-dessous :
Frais de repas (montant journalier): ancien montant 16,73 EUR par jour -> nouveau montant 17,06 EUR par jour
Frais de repas (montant mensuel): ancien montant max. 16 x 16,73 EUR = max. 267,68 EUR par mois -> nouveau montant max. 16 x 17,06 EUR = max. 272,96 EUR par mois
Frais de logement: ancien montant 125,50 EUR par nuit -> nouveau montant 128,01 EUR par nuit
Indemnité forfaitaire journalière pour frais de repas
Lorsqu’un travailleur est obligé de se déplacer en Belgique dans le cadre de l’exercice de ses fonctions, une indemnité pour frais de séjour visant à couvrir les frais de repas est accordée.
Cette indemnité sera accordée si les conditions suivantes sont remplies :
• Le déplacement a une durée minimale de 6 heures ;
• Le repas n’est pas pris en charge par l’employeur ou par un tiers (exemples : repas gratuit offert par un client ou un fournisseur, participation à une réunion ou à un séminaire où le repas est offert ou compris dans le prix d’inscription) ;
• Il n’y a aucun autre avantage de toute nature couvrant ces frais de repas (exemple : titres repas).
Indemnité forfaitaire mensuelle pour frais de repas
Pour les travailleurs qui ont une fonction itinérante, c’est-à-dire une fonction dont la nature exige des déplacements de services réguliers, il est également possible de recourir à une indemnité forfaitaire mensuelle. Dans ce cadre, la condition d’un déplacement d’une durée minimale ne s’applique pas.
Pour un travailleur à temps plein, l’indemnité mensuelle est égale à « un certain nombre de fois » le montant de l’indemnité journalière (17,06 EUR), avec un maximum absolu de 16 fois ce montant. Un employeur peut donc déterminer que le travailleur concerné est au travail en moyenne 15 jours par mois et lui accorder une somme forfaitaire mensuelle de 15 x 17,06 €. Cette moyenne devrait être déterminée sur la base des performances de l’année précédente. Dans ce cas, il s’agit d’un tarif mensuel fixe. Il n’est donc pas nécessaire que le salarié effectue exactement 15 jours de travail par mois.
L’interdiction de cumul reste d’application. L’employeur ou un tiers ne peut en aucun cas indemniser les frais de repas d’une autre manière.
Si l’employeur n’opte pas pour une indemnité forfaitaire mensuelle et que le travailleur effectue plus de 16 voyages de services par mois, il est toutefois autorisé d’octroyer plus de 16 fois l’indemnité journalière, selon les conditions stipulées ci-dessus.
Indemnité de logement
Lorsqu’un travailleur doit, dans le cadre d’un voyage de service, rester loger en Belgique en dehors de son lieu de résidence, une indemnité journalière forfaitaire supplémentaire pour frais de logement peut être accordée. Cependant, les conditions suivantes doivent être remplies cumulativement :
• L’employeur ou un tiers ne peut pas prendre à sa charge ces frais de logement ;
• Le déplacement ne donne pas lieu à un autre avantage de la même nature.
2. Forfaits ONSS
L’Office National de Sécurité Sociale applique ses propres principes concernant le remboursement des frais pour les déplacements de service nationaux. À cet égard, l’ONSS parle d’indemnités de déplacements, qui ne sont pas indexées au 1er octobre 2018.
Les montants applicables à l’heure actuelle sont les suivants :
• Frais de route pour les travailleurs itinérants : absence de facilités 10,00 EUR/jour (Itinérant signifie que le travailleur est tenu de se déplacer pendant la journée de travail durant au moins 4 heures consécutives, et qu’il ne peut utiliser les sanitaires, ni les autres facilités qui sont disponibles dans une entreprise, dans une succursale ou sur la plupart des chantiers).
• Frais de route pour les travailleurs itinérants : repas 7,00 EUR/jour (Itinérant signifie que le travailleur est tenu de se déplacer pendant sa journée de travail durant au moins 4 heures consécutives. Le montant de l’indemnité repas ne sera accepté que si le travailleur n’a pas d’autre choix que de consommer un repas à l’extérieur. Ces frais ne doivent pas déjà être pris en charge par exemple via des chèques-repas).
• Frais de séjour en Belgique 35,00 EUR/nuit (Si le travailleur ne peut rentrer chez lui pour la nuit parce que le lieu de son travail est trop éloigné. Couvre les frais de repas du soir, de logement et de petit-déjeuner).
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