Controlekaart tijdelijke werkloosheid vanaf 1/1/2025 enkel nog digitaal

Algemene regeling: verplicht elektronisch vanaf 1/01/2025
Vanaf 01/01/2025 is het gebruik van de elektronische controlekaart eC3.2 verplicht voor:

• alle werknemers die tijdelijk werkloos worden gesteld (vanaf de eerste effectieve werkloosheidsdag);
• alle werknemers uit de bouwsector, ongeacht of ze tijdelijk werkloos worden gesteld of niet.

Hieruit volgt dat het gebruik van de elektronische controlekaart eC3.2 vanaf 01/01/2025 niet meer afhankelijk is van de opname in een cao of in het arbeidsreglement of van een individueel akkoord gesloten tussen de werkgever en de werknemer.
Hieruit volgt ook dat de werkgever vanaf de maanden januari 2025 geen papieren controlekaarten meer mag afleveren aan de werknemers en dat er geen controlekaarten meer moeten ingeschreven worden in het validatieboek in geval van tijdelijke werkloosheid wegens werkgebrek op grond van economische oorzaken of tijdelijke werkloosheid wegens slechts weer.

Tijdelijke uitzondering tot uiterlijk eind juni 2025
De reglementering voorziet in een tijdelijke overgangsmaatregel.
Indien de werkgever of de werknemer problemen zouden ondervinden bij de overschakeling van de papieren controlekaart C3.2A naar de elektronische controlekaart eC3.2, kunnen zowel de werkgever als de werknemer aan de RVA een uitzondering vragen om onder bepaalde voorwaarden en voor een beperkte duur verder de papieren controlekaart te gebruiken.
Indien het werkloosheidsbureau van de RVA de uitzondering toestaat, dan blijft de reglementering die geldt vóór 01/01/2025 van toepassing. Dit houdt o.a. in dat de werkgever de papieren controlekaarten verder moet inschrijven in het validatieboek en dat de werknemer op elk ogenblik in wederzijds akkoord met de werkgever kan overschakelen naar de elektronische eC3.2.

Aanvraagprocedure door werkgever
Om gebruik te kunnen maken van de tijdelijke overgangsregeling, moet de werkgever gelijktijdig aan de volgende voorwaarden voldoen:

1. De werkgever moet een gemotiveerde aanvraag indienen bij de RVA;
2. Deze aanvraag moet worden ingediend uiterlijk de eerste effectieve werkloosheidsdag gelegen na 31/12/2024;
3. De werkgever moet de werknemers hebben ingelicht dat hij een aanvraag heeft ingediend bij de RVA.

Meer toelichting bij (1)

• De werkgever moet een gemotiveerde aanvraag indienen bij het werkloosheidsbureau van de RVA van de plaats waar de maatschappelijke zetel van de onderneming is gevestigd. De aanvraag gebeurt met het formulier AFWIJKING EC3.2-WERKGEVER.
• De werkgever kan de aanvraag indienen per post of via het contactformulier, beschikbaar op de website van de RVA. Indien de aanvraag wordt ingediend via het contactformulier, wordt het volledig ingevulde en ondertekende formulier AFWIJKING EC3.2-WERKGEVER als bijlage toegevoegd bij de aanvraag.
• De aanvraag geldt voor alle werknemers die nog geen gebruik maken van de elektronische controlekaart eC3.2. Opmerking: indien het gebruik van de eC3.2 in de onderneming reeds algemeen is voorzien door een cao of door het arbeidsreglement, dan kan de werkgever niet meer opteren voor de overgangsregeling.
• De werkgever moet op het formulier bevestigen dat hij voldoende inspanningen zal leveren om de werknemers te begeleiden bij het gebruik en het correct invullen van de eC3.2.
• De werkgever moet de werknemers hebben ingelicht dat hij een aanvraag heeft ingediend bij de RVA en dit op het formulier bevestigen.

Wanneer moet de werkgever de gemotiveerde aanvraag in orde brengen?
Jij als werkgever moet de aanvraag indienen bij de RVA uiterlijk de eerste effectieve werkloosheidsdag van een werknemer van het bedrijf gelegen na 31/12/2024.
De werkgever moet de eerste effectieve werkloosheidsdag vermelden op het formulier AFWIJKING EC3.2-WERKGEVER indien deze gekend is. Indien de eerste effectieve werkloosheidsdag gelegen in 2025 nog niet gekend is (bijvoorbeeld omdat de werkgever de aanvraag reeds indient in november 2024), dan moet de werkgever deze dag niet vermelden op het formulier AFWIJKING EC3.2-WERKGEVER.
De uitzondering kan worden toegestaan voor de maanden die de werkgever vraagt op het formulier (maximum drie opeenvolgende maanden; een aanvraag tot verlenging kan nadien nog en dit steeds beperkt tot en met juni 2025).

Wie beslist of de uitzondering al dan niet wordt toegepast?
De beslissing wordt genomen door de directeur van het werkloosheidsbureau van de RVA en deze wordt genoteerd op de achterzijde van het formulier AFWIJKING EC3.2-WERKGEVER.
Het formulier met de beslissing wordt per post of via e-mail opgestuurd naar de werkgever.
Indien de directeur van het werkloosheidsbureau van de RVA de aanvraag toestaat, levert de werkgever voor de maanden waarvoor de uitzondering is toegestaan, verder een papieren controlekaart af aan de werknemers.

Opmerking:
Het feit dat aan de werkgever voor alle werknemers een uitzondering op het verplicht gebruik van de elektronische controlekaart is toegestaan, belet niet dat een werknemer die individueel reeds de elektronische eC3.2 gebruikt, hier verder gebruik van maakt of dat een werknemer tijdens de periode waarvoor de uitzondering geldt, kan opteren voor het gebruik van de elektronische controlekaart. Om onduidelijkheid en mogelijke betwistingen te vermijden, wordt dit laatste best schriftelijk genoteerd in een wederzijds akkoord tussen de werkgever en de werknemer.

Heb je nog vragen? Wens je meer informatie over dit artikel? Neem gerust contact op met de juridische dienst!