Op 18 mei 2024 werd een nieuw wet tot regeling van de private opsporing ingevoerd. De voorgaande wetgeving was namelijk aanzienlijk verouderd. De nieuwe regels traden in werking op 16 december 2024. Deze wetgeving was oorspronkelijk niet bedoeld om binnen een HR context, maar door het ruime toepassingsgebied zijn sommige verplichtingen ook belangrijk voor werkgevers die een onderzoek willen doen naar een werknemer.
Werkgevers hebben een overgangsperiode van 2 jaar tijd gekregen om de clausules met nadere regels op de werkvloer te voorzien in een reglement. Deze termijn is ondertussen voor de helft verstreken vandaar dat we hierop graag nog even de aandacht vestigen.
- Wat?
Een private opsporing is een activiteit verricht door een natuurlijke persoon op vraag van een opdrachtgever (bv. een werkgever) bestaande uit het verzamelen van inlichtingen verkregen door de verwerking van informatie over natuurlijke of rechtspersonen of over de toedracht van de door hen begane feiten en die bedoeld zijn om de verzamelde inlichtingen te verschaffen aan de opdrachtgever om diens belangen in het kader van een effectief of mogelijk conflict te vrijwaren of verdwenen personen of verloren of gestolen goederen op te sporen.
- Voorwaarden voorafgaand aan private opsporing
Ten eerste is het belangrijk dat een privaat onderzoek maar kan worden uitgeoverd, indien de werkgever een legitiem belang kan aantonen.
Andere voorwaarden om een onderzoek in het kader van de wet private opsporing te mogen uitvoeren hangen af van de persoon die de opsporing uitvoert:
- Door de opdrachtgever: de natuurlijke of rechtspersoon voor wie de opdracht wordt verricht (bv. de werkgever)
- Verbod op gebruik maken van een niet-vergunde onderneming
- Gerechtvaardigd belang hebben
- Opname clausule in een reglement voor het mogen verrichten van private onderzoeksdiensten naar één van de werknemers (bv. in het arbeidsreglement, cao of besluit ondernemingsraad)
- Door de onderneming interne diensten voor private opsporing en opleidingsinstellingen (bv. opsporingsbureaus, verzekeringsondernemingen, …)
- Vergunning van de minister van Binnenlandse Zaken
- Aanstellen functionaris gegevensbescherming
- Zij mogen geen andere activiteiten uitvoeren dan activiteiten van private opsporing (uitgezonderd veiligheidsadvies).
- Private onderzoekers, opdrachthouders en andere personen
- Minstens 21 jaar zijn, voldoen aan de voorwaarden inzake beroepsopleiding of beroepservaring, onderdaan zijn van de EER of Zwitserland.
- Identificatiekaart als vergunde onderzoeker
- Leden van een personeelsdienst: de leden van de personeelsdienst die in opdracht van hun eigen werkgever activiteiten van private opsporing uitvoeren binnen het kader van een onderzoek naar één van de werknemers
- Geen verplichting tot het hebben van een identificatiekaart
- Geen deel uitmaken van een vergunde dienst of onderneming
Voorbeelden van een onderzoek door een personeelsdienst kunnen zijn: de analyse van camerabeelden omvatten, het opvragen en onderzoeken van data inzake toegangscontrole, het bevragen van collega’s,…
- Voorwaarden bij het uitvoeren van private opsporing
Ook het uitvoeren van zo’n private opsporing is aan voorwaarden verbonden. De privaat onderzoeker verwerkt bij zijn onderzoek op regelmatige basis persoonsgegevens. De regels uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Wet Verwerking Persoonsgegevens zijn uiteraard ook hier van toepassing.
Deze wet Private Opsporing voorziet daarnaast in specifieke, aangepaste beschermingsregels:
- Gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken: Zij moeten in een onderlinge regeling vastleggen op welke manier zij hun verantwoordelijkheden en verplichten uit de AVG zullen nakomen.
- Verboden onderzoeksdomeinen:
- de politieke opvattingen, de religieuze, filosofische of levensbeschouwelijke overtuigingen,…
- genetische gegevens of biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie;
- de raciale of etnische afkomst;
- …
- Geheimhouding: Men moet het vertrouwelijk karakter respecteren van de persoonsgegevens waarvan men kennis heeft gekregen in de uitoefening van de opdracht en verzekeren dat men deze gegevens uitsluitend aanwent voor de uitoefening ervan.
- Informeren: De opdrachtgever moet uiterlijk 30 dagen nadat hij het eindrapport heeft ontvangen, schriftelijk aan de opdrachthouder laten weten of hij gevolg zal geven aan de informatie in het eindrapport. Zo niet, dan moet de informatie onmiddellijk worden vernietigd.
- De opdrachtgever en de opdrachthouder moeten een schriftelijk onderzoeksopdrachtdocument opstellen en ondertekenen vooraleer ze het onderzoek mogen beginnen. De wet somt op wat dit document verplicht moet bevatten, zoals bijvoorbeeld de nauwkeurige omschrijving van de opdracht.
- Private onderzoekers moeten ook een onderzoeksdossier opmaken. Dit dossier omvat bijvoorbeeld alle stukken en documenten die in het kader van het onderzoek zijn opgemaakt of verkregen.
- Voorwaarden bij bepaalde onderzoeksmethodes
Zowel voor bepaalde onderzoeksmethoden, zoals interviews, als voor uitgebreide achtergrondonderzoeken is de voorafgaande, schriftelijke en geïnformeerde toestemming van de betrokkene noodzakelijk.
Bij een interview heeft de private onderzoeker bovendien een uitgebreide informatieverplichting, waarbij hij onder meer de reden, het doel en de opdrachtgever moet meedelen. Een opdrachtgever die een achtergrondonderzoek wil starten (bijvoorbeeld naar de financiële of professionele situatie van een sollicitant) mag dit enkel doen nadat hij de identiteit, reden en aard van het onderzoek heeft bekendgemaakt en de betrokkene schriftelijke toestemming heeft verleend. Echter, het louter contacteren van door een sollicitant opgegeven referenties wordt niet beschouwd als opsporing in de zin van deze wet en vereist deze specifieke toestemming niet.
- Sancties
De naleving van deze reglementering wordt gecontroleerd door de Gegevensbeschermingsautoriteit, de politiediensten en de bevoegde inspecteurs. Als bevindingen uit een onderzoek voor de rechter komen, dan toetst deze of het bewijs rechtmatig is verkregen volgens de wet. Bewijs dat is verkregen in strijd met specifieke wettelijke verplichtingen – zoals die met betrekking tot vergunningen of verboden onderzoeksdomeinen/handelingen – is onrechtmatig en de rechter zal het dan niet in overweging nemen (nietigheid).
Bij inbreuken zijn verschillende sancties mogelijk, gaande van een waarschuwing of een minnelijke schikking (minimaal €100), tot een administratieve geldboete variërend van €100 tot €25.000, die bij recidive kan worden verhoogd. De Gegevensbeschermingsautoriteit kan bovendien extra sancties opleggen voor inbreuken op de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
- Concrete acties
Werkgevers moeten bij het inschakelen van private opsporingsdiensten of het starten van een intern onderzoek naar werknemers rekening houden met de nieuwe reglementering, anders riskeer je sancties of de nietigheid van de vaststellingen.
Wat moet je als werkgever in orde brengen?
- Clausule of reglement inzake private opsporingen opnemen (model bij ons te bekomen)
- Privacy van werknemers en derden beschermen
- Indien beroep wordt gedaan op externe ondernemingen, check de vergunning
Hiervoor heeft u nog een jaar de tijd om alles in orde te brengen, uiterlijk tegen 16 december 2026.
Cruciaal is echter dat deze strenge procedurele vereisten in de praktijk soms als niet-werkbaar worden ervaren, zeker in situaties die leiden tot een ontslag om dringende redenen, waar snelheid en geheimhouding vaak noodzakelijk zijn.
Heeft u nog vragen? Wenst u meer informatie over dit artikel? Neem gerust contact op met de juridische dienst!