Bij het begin van het nieuwe jaar maak je misschien het goede voornemen om jouw personeelszaken op orde te stellen en personeelsdocumenten op te ruimen. Hoe zit dat nu weer precies met bewaartermijnen? Wat moet je bijhouden en wanneer mag of moet je die documenten verwijderen?
- Bewaartermijnen: geen algemene regel
Er bestaat geen algemene bewaringstermijn voor alle sociale documenten. Dit verschilt erg van (sociaal) document tot document.
- Bewaring van documenten en AVG (beter gekend als ‘GDPR’)?
In het kader van de reglementering rond de verwerking van persoonsgegevens is het uitgangspunt dat je persoonsgegevens en dus ook de documenten die persoonsgegevens bevatten, niet langer mag bewaren dan noodzakelijk is. Wanneer je documenten niet meer nodig hebt (bv. omdat een werknemer uit dienst is), moet je documenten met persoonsgegevens verwijderen tenzij je kan aantonen dat het noodzakelijk is om deze documenten langer te bewaren.
- Nieuwe verjaringstermijnen?
Om te bepalen hoe lang het noodzakelijk is om sociale documenten te bewaren, kan de verjaringstermijn een goede maatstaf bieden. De verjaringstermijn kan immers aangeven hoelang het nuttig is om sociale documenten te bewaren. Je zou de documenten immers nodig kunnen hebben wanneer de werknemer een rechtsvordering instelt.
In 2024 werd de strafrechtelijke verjaringstermijn voor wanbedrijven verlengd van 5 naar 10 jaar. Sociaalrechtelijke inbreuken in het Sociaal Strafwetboek, bestraft met sanctieniveau 2 tot en met 4, vallen onder de kwalificatie van ‘wanbedrijf’. Zo wordt bijvoorbeeld het niet-betalen van loon bestraft als een ‘wanbedrijf’ met sanctieniveau 3. Aangezien de verjaringstermijn voor ‘wanbedrijven‘ 10 jaar is geworden in plaats van 5 jaar, heeft de arbeidsauditeur (het openbaar ministerie in sociaalrechtelijke zaken) tot 10 jaar de tijd om een wanbedrijf te vervolgen, bijvoorbeeld na een klacht van een werknemer bij de inspectie.
De langere verjaringstermijn in het strafrecht heeft onrechtstreeks ook een gevolg voor de burgerlijke vordering. Het is namelijk zo dat de burgerlijke vordering niet kan verjaren vóór de strafrechtelijke vordering.
Als de burgerlijke vordering bijgevolg een kortere verjaringstermijn heeft, wordt deze automatisch verlengd tot de strafrechtelijke verjaringstermijn. In principe bedraagt de burgerlijke verjaringstermijn uit een onrechtmatige daad 5 jaar na het feit waaruit de vordering is ontstaan, maar deze termijn kan niet aflopen voordat de strafvordering verjaart, wat de facto zal betekenen dat de burgerlijke vordering ook pas zal verjaren na 10 jaar.
Concreet betekent dit dat een werknemer 10 jaar de tijd heeft om een burgerlijke vordering, gebaseerd op feiten van een wanbedrijf, in te stellen. Zo heeft de werknemer bijvoorbeeld 10 jaar (in plaats van 5 jaar) de tijd om achterstallig loon te vorderen.
- Wat zijn dan juiste bewaartermijnen voor sociale documenten?
Hieronder vind je een handig overzicht dat kan dienen als leidraad voor de verschillende sociale documenten.
| DOCUMENTEN | BEWARINGSTERMIJN | BEGINDATUM TERMIJN |
| Arbeidsreglement | Zolang er werknemers in dienst zijn | Indiensttreding eerste werknemer |
| Personeelsregister | 5 jaar | Uitdiensttreding laatste werknemer |
| Vereenvoudigd speciaal personeelsregister | 5 jaar | Uitdiensttreding laatste werknemer |
| Individuele rekening + bijlage | 5 jaar –> aangeraden: 10 jaar | Dag van de jaarlijkse sluiting van de rekening |
| Loonfiches | Geen wettelijke termijn –> aangeraden: 10 jaar | Uitdiensttreding werknemer |
| Onkostennota’s | 10 jaar | |
| Studentenovereenkomst | 5 jaar | Dag volgend op de beëindiging van het contract |
| Beroepsinlevingsovereenkomst | 5 jaar | Dag volgend op de beëindiging van het contract |
| Andere arbeidsovereenkomsten | Geen wettelijke termijn –> aangeraden: 10 jaar | Uitdiensttreding van de werknemer |
| Bericht tot mededeling van het deeltijds uurrooster | 1 jaar | Dag waarop het in het bericht voorziene uurrooster ophoudt van kracht te zijn |
| Controledocument voor de afwijkingen op het normale deeltijdse uurrooster | 5 jaar | Einde van de maand die volgt op het kwartaal waarin de laatste inschrijving werd gedaan |
| Tijdsregistratie | Geen wettelijke termijn –> aangeraden: 10 jaar | Uitdiensttreding werknemer |
| Afwezigheidsattesten | Geen wettelijke termijn –> aangeraden: 1 tot 3 jaar | Uitdiensttreding werknemer |
| Evaluatie- en functioneringsgesprekken | Geen wettelijke termijn –> aangeraden: 10 jaar | Uitdiensttreding werknemer |
| DmfA | 5 jaar | |
| Dimona-bericht | 6 maanden | Ontvangst van het Dimona-bericht |
| Documenten tewerkstellingsmaatregelen | 5 jaar | |
| Validatieboek | 3 jaar | Eerste dag van de maand volgend op diegene waarin de laatste vermelding is opgetekend |
| RSZ-aangiften | 5 jaar | |
| Fiscale fiches | 10 jaar | Het belastbare tijdperk waarop ze betrekking hebben |
| Aangifteformulier arbeidsongeval en arbeidsongevallensteekkaart | 10 jaar | De datum waarop deze documenten werden opgesteld (= datum van het arbeidsongeval) |
Bron: Diverse media.
Heeft u nog vragen? Wenst u meer informatie over dit artikel? Neem gerust contact op met de juridische dienst!