Les mois d’été approchent. Peut-être envisagez-vous d’engager des étudiants pour faire face à l’absence de vos travailleurs fixes ou pour faire face à une période de pointe ? Nous vous rappelons ci-dessous les éléments les plus pertinents quant à l’emploi d’étudiants.
- Formalités administratives
Le contrat de travail étudiant doit être conclu par écrit au plus tard au moment de l’entrée en service de l’étudiant. Le contrat de travail étudiant doit être conservé durant au moins 5 ans après la fin de l’occupation.
L’étudiant doit recevoir un exemplaire de son contrat de travail le premier jour de son occupation. Nous vous conseillons de lui faire signer un accusé de réception.
- Cotisation de solidarité ONSS
Les étudiants doivent être déclarés à l’ONSS. Par conséquent, l’employeur est tenu de déduire des cotisations de sécurité sociale et de payer des cotisations patronales. Il n’est redevable que d’une seule « cotisation de solidarité » à l’ONSS, pour autant que l’étudiant soit occupé :
- moyennant un contrat de travail étudiant ;
- au maximum pendant 475 heures par année civile ;
- pendant les périodes de présence non-obligatoire dans les établissements d’enseignement.
La cotisation de solidarité limitée s’élève à 8,13% et se compose d’une cotisation patronale de 5,42% et d’une cotisation du travailleur de 2,71%. En plus, l’employeur est redevable d’une cotisation spéciale de 0,01% en faveur du Fonds amiante.
- Durée maximale du contrat et heures maximales autorisées
Le contrat étudiant peut être conclu pour une durée ininterrompue de 12 mois – 1 jour au maximum. S’il est question d’une occupation interrompue d’au moins 12 mois auprès du même employeur, il n’est alors plus possible de conclure un contrat étudiant auprès de cet employeur. Si l’étudiant continue à travailler au-delà de 12 mois ininterrompus chez le même employeur, alors le contrat sera automatiquement considéré comme un contrat à durée indéterminée, et les cotisations de sécurité sociale ordinaires seront d’application.
Depuis le 1er janvier 2017, un étudiant peut travailler 475 heures par année civile au maximum, pendant les périodes de présence non-obligatoire dans l’établissement d’enseignement, sans être redevable de cotisations de sécurité sociale ordinaires. Cette règle s’applique par année civile. Au 1er janvier de chaque année, le compteur est remis à zéro, indépendamment du fait que le contrat de travail étudiant dépasse l’année civile ou non.
Pour le calcul des heures, il n’est tenu compte que des heures effectivement prestées. Il n’est donc pas tenu compte des jours fériés, des petits chômages, des périodes de maladie, …. Ces heures sont bien rémunérées, mais ne seront pas imputées au contingent. La limite de 475 heures se calcule donc par étudiant et non pas dans le chef de l’entreprise.
Si le contingent est dépassé, en d’autres mots à partir de la 476ème heure, les cotisations de sécurité sociale ordinaires sont dues, et ce que l’étudiant ait été employé auprès d’un seul ou auprès de plusieurs employeurs.
Afin d’éviter qu’un employeur engage un étudiant qui a déjà dépassé ou qui est près de dépasser son contingent de 475 heures, chaque étudiant peut vérifier le solde de son contingent via l’application Student@work (via le site internet www.studentatwork.be). L’étudiant peut également planifier ses jours ouvrables restants via une application calendrier et imprimer une attestation ou l’envoyer par email à l’employeur. Un employeur qui reçoit de la part de l’étudiant un code d’accès peut également consulter lui-même, sur le site internet www.studentatwork.be, le solde actuel d’heures soumises aux cotisations de solidarité.
De plus, l’application Student@work permet aux étudiants avec un smartphone de vérifier partout et à tout moment les heures qu’ils peuvent encore travailler avec des cotisations de sécurité sociale réduites. Cette application permet également aux étudiants de télécharger une attestation indiquant le solde des heures, et de l’envoyer directement à l’employeur.
Nous vous conseillons de toujours demander une telle attestation à l’étudiant que vous souhaitez engager, et de vérifier ce nombre d’heures. Il s’agit de la seule manière de connaitre avec certitude le nombre d’heures que l’étudiant peut encore prester chez vous en appliquant les cotisations de solidarité.
- La déclaration Dimona
Après la conclusion du contrat de travail étudiant et au plus tard au moment où l’étudiant commence à fournir des prestations, l’employeur est tenu d’effectuer une déclaration Dimona. Depuis le 1er juillet 2016, il est possible de choisir d’appliquer ou non la cotisation de solidarité. Le type de travailleur indiqué dans la Dimona déterminera si les cotisations de solidarité seront appliquées (STU) ou non (EXT – OTH).
Si vous optez pour la déclaration avec cotisations de solidarité, la déclaration Dimona STU doit être effectuée sur la base d’un contrat de travail étudiant signé, et doit mentionner la date d’entrée en service et la date de sortie de service. De plus, la Dimona STU doit s’effectuer par contrat et par trimestre civil. La déclaration Dimona des étudiants doit non seulement indiquer la période, mais aussi le nombre d’heures d’emploi.
Depuis 2017, l’employeur ne peut bénéficier du taux de sécurité sociale avantageux que si une déclaration Dimona STU correcte a été faite à temps. Des sanctions importantes pourront être imposées si l’employeur n’effectue pas la Dimona ou s’il ne l’effectue pas correctement.
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